用一張A4紙輕鬆做好每日計畫

  8月底的某一天，我突然有了一個點子，如果我的每日計劃可以摺疊起來，放在皮包內，這裡面可以包含行事曆、MITS（每日重要行動）、依照場合排列的清單，這樣不是很方便嗎？

於是就開始動手做了

做好的是這樣子，可以很輕鬆的放入皮夾中以下是step by step的解說，

 

第一步，你要下載一個模板，這是一個WORD的檔案

下載模板，用ms word打開。

 

打開後，是八頁大小的WORD檔案，我們預計印成上圖的樣子。

 

 

第二步要列印

由於我們要把八頁的圖形列印再同一頁上，請依照下圖作一下設定，並印出一張A4大小的範本

我用的是HP的印表機，在上圖的位置，有一個一次列印八頁的選項，選這項印出即可。

 

 

 

第三步要折疊這張紙（八等分）並將這張A4的紙用剪刀剪開來（等於是剪中間二分之一長度）

也可以用刀片割，拿一隻刀片輔助一下即可，割成下圖的樣子

A4的紙，剪完的結果就會是這樣子

 

 

 

第四步，是折成可以放在皮夾中的形狀

把剪完的紙，依照上圖折疊

依照上圖折疊，像這個樣子

放在皮夾中的樣子

使用時，溝通及自己動手做這兩個場合的行動清單圖頁。

這個點子的緣起是，8/25北京單向街時間管理研討會時，有一組的小組分享了用摺紙的小冊子方式來作為紀錄事情的方式。後來有一位參加的學員qiucool的課後分享，也提到這件事，讓我有了這個想法。後來經過試用，覺得很方便。

 

我會在前一天或者是當天早上，規劃自己今天要做的事情，並事前就分好不同的場合寫上去（電話聯絡、電腦前的工作、當面溝通、自己動手作、閱讀及寫作、需要思考的清單六項），這樣子可以批次處理同一個場合的事情，對做事的效率很有幫助。而且不用帶筆記本或其他文件夾，只要往皮包一放，就可以處理工作了。（我通常放今天及明天的量，供兩張，明天的事情可以提早規劃）

台南的Ada也用這個點子，她用在兩個部份

1 自己的收集工具：取代小記事本，想到的事情就寫在上面，回頭再整理。

2 印製行事曆給老闆：她會把下一週老闆的行事曆印在上面（她老闆是大學教授），這樣子老闆就可以放在西裝襯衫的口袋中，攜帶很方便。

這樣的點子是不是很棒呢？大家一起來試試吧 ：>

這個範本還不是很完美，若是有修正的範本，還請寄給我喔。

 

延伸閱讀

【高雄GTD時間管理與晨間日記研討會】96/09/22(六)

北京單向街時間管理研習會課後心得(含影片)

每日計劃（摺紙版）模板下載

http://groups.google.com/group/8habit/web/%E6%AF%8...

中文

我想中文應該是沒有問題的

上傳圖形才是重點

23/100 時間管理健身房 角色

終於開始繼續寫<<與時間有約>>的心得了，
這是我近一個月來花了許多時間深思及閱讀的書籍，
而且也運用在我時間管理的系統上，
我會寫成一篇篇的短文，以後在我的網頁上會有一個整合性的結構

其實GTD和<<與時間有約>>兩者的觀念完全可以互補
GTD是很好的建立紀律及訓練自己守承諾的方式
<<與時間有約>>則更進一步，讓我們的人生往我們設定的理想角色及目標前進

<<與時間有約>>英文名字是（First thing
first），我會在這些文章中用FTF來作簡稱這本書

之前我在18/100時間管理健身房提過
"每週角色目標"，也在23/100時間管理健身房提到"整體的角色觀"
今天我們要就"角色"來作一個討論

角色是柯維博士很特別的時間管理概念，
以往我們的概念是我們有許多的事情要作
所以我們必須把這些事情做完
常常待辦事項過多，搞得自己精疲力竭
或覺得上天不公，只有我有這麼多事情

但是柯維博士由角色出發來思考
在每一週作週計畫時，思考下一週我們這個角色要創造怎樣的"價值"
我們的想做的事情，變成了為了造就這種"價值"的一種投資
而且在做計畫時，就設想某些特別重要的事情，先排入執行這些事情的日期及時間
確保重要的事情要先被完成

以我自己的例子，
我在一週之前就會先做好下一週我要寫幾篇健身房文章，
以及哪一天作GTDER.ORG網站的更新
時間到了，就開始執行，
這樣子，就可以持續在這個我有興趣的主題上深入，
這是我覺得用角色來作週計畫的好處

有興趣的朋友也可以來看這本好書，我會持續寫我的讀書心得的
FTF<<與時間有約>>雖不好讀，但是值得一看再看喔

22/100 時間管理健身房 新系統（3）﹍每週計畫

今年七月份 看到RAINBOW所寫的一段話
"柯維博士所談的第四代時間管理，是兼顧人與事，是
TO BE加上 TO DO，而一般的時間管理，則以"TO DO
LIST"為主""

這句話引發我的深思，GTD能協助我做好TO
DO但是我一直在思考如何做到更好的境界 TO BE
這段時間內我也詳讀"與時間有約"，"預約圓滿人生"（"與時間有約"的另外兩位作者寫的），
及葉微微老師所寫的"魅力領導"
對時間管理的概念也有更加深入的想法，並再次試用柯維公司的PLANPLUS
（PLANPLUS只有英文版，卓睿公司軟體的中文介紹在此）
http://www.smartlearning.com.tw/catalog/index.htm

之後我才發現其實時間管理可以繼續向上提昇
並訓練自己成為一個心目中的自己，並和周遭的同伴成為一個互信互賴的人際聯盟
以下並分享我這陣子所思考的時間管理系統，拋磚引玉，大家切磋切磋

（1）整體的角色觀
PLANPLUS這個軟體要我們在週計畫中每週都要設定角色
並設定針對這個角色本週要達成的目標

我一開始懵懵懂懂，因為兩年前就是不懂角色的重要，所以一直用PLANPLUS不上手
後來看了以上三本書，
才發現培養自己的角色，就是為了自己未來的能力打好基礎

例如每週執行週目標，做好老公的角色
老婆自然就會成為我們事業上得堅強後盾
兩個人也能培養無比的默契，共同面對人生的挑戰

也如同葉微微老師所提到
時間管理的重點在於透過"人際聯盟"所發揮的影響力來產生"綜效"(synergy)

當我們為自己的角色每週用心設定目標，並持續的執行
這些角色影響的人們（老婆，孩子，同事，朋友等）自然成為我們的人際聯盟
成為我們豐沛的人際資源，這就是我們最好的人脈存摺了

（2）目標的設定及執行
我以前也不會設定目標，尤其是長期目標

在使用GTD這種時間管理時，經由瑣事的加工處理中
會找到很多自己要執行的任務，但是做了很多的任務，
這些任務累積起來的結果，似乎並不是我的長期目標
反而只是對周遭環境的反應，我並不是將環境和我融合，只是被世俗的環境及價值觀帶著跑
這樣人生的格局並沒有打開

其實目標就是我們對人生的格局
我們只能設好一年的目標，代表的我們的能力就只有一年的格局
郭台銘喜歡這樣比喻格局:
"阿里山上的神木之所以大,四千年前當種子掉到泥土裡時就決定了"
我們有大的格局，自然就有能力來設定好長期目標

但不是說我們隨便設定一個長期目標就代表格局很大
我們要循序漸進，設不了十年的長期目標，我們就設三年的
三年還是太久，就設一年的短期目標

但是重要的是，設了目標就是對自己的承諾，是一定要完成的
所以又要和自己的整體的角色觀做好搭配，
才不會達到自己工作上面的目標，卻妻離子散，失去朋友的信任
那並不是我們追求的成功

有人說過柯維博士的成功觀是沒有後遺症的成功，
就是因為能兼固角色責任及目標設定兩者

（3）零辛瑣事管理
這一部份，我還是維持使用GTD的收件匣觀念，但是我也和PLANPLUS作結合，
我隨身帶著PDA，各種瑣事（主管交辦，對學生或家長的承諾，自己心中的想法等）
我都一一的紀錄，並加工整理加入我的系統中
有些是有關於角色的目標設定，有些是對長期目標的修正，有些事生活中的瑣事
大致上都能一一管理好

和以前不同的事情，我現在更能勇於拒絕作一些小事或一些無謂的聚會
我還是會維持適當的人際互動，但是我也更懂得拒絕
人生苦短，豈容卑微，我們的時間要用在實踐我們的夢想，不是嗎？
:>

（4）行事曆與待辦事項
以上三種事項整合出的行動，我們就可以將之分成每週計畫中的行事曆事項或待辦事項
並放在PLANPLUS軟體中，
基本上PLANPLUS是一個週計畫的規劃軟體，所以我們一週檢討一次，以週為單位事前做好規劃，
這就是這個軟體的最大好處，預先做好規劃
整合了自己長中短的事項，並放到同一個地方，

最後我便將這些行事曆與待辦事項同步到我的PDA上面
我這一週的計畫就完成了

每天我在執行時，就優先將這些規劃好的週計畫處理完
有空時再去作其他的瑣事

（5）PLANPLUS的問題
PLANPLUS還是有他的問題，例如中文的相容問題，導致PC無法和PALM上的程式互傳資料
我用的是PLANPLUS V5.0 XP版，
目前我是將之先同步到OUTLOOK，再和PALM同步，但是也有些同步資料上得問題（有重複資料）
但是瑕不掩瑜，有一位矇矇先生做了相當好的PLANPLUS中文介紹，大家可以參考
http://www.kenming.idv.tw/index.php?p=362&more=1&c=1&tb=1&pb=1#more362

我也想學他改用PLANPLUS V3.0
OUTLOOK版本，但是找不到英文版的OUTLOOK，目前正在解決中
：>

結論
對RAINBOW話的反思，及閱讀"與時間有約"讓我的時間管理方式有了一次的"觀念移轉"
這真是一次難忘的經驗，在此也特別謝謝RAINBOW

我也希望對PLANPLUS有興趣的朋友可以下載試用並一起討論，
工具的方法及技巧要靠一起討論才能事半功倍
並希望大家能利用這些工具及書籍，
將自己的時間管理提昇的另一個層次，
讓我們都擁有一個圓滿的人生